Ratgeber · Stand November 2026
E-Rechnung für Solo-Selbstständige: was 2027 und 2028 wirklich kommt
Seit Januar 2025 muss jede Firma in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Das Schreiben wird in zwei Stufen Pflicht. Hier steht, was davon dich betrifft, welche Art Werkzeug passt und worauf du beim Vergleich achtest.
Werkzeug: XRechnung bekommen und nur Code gesehen? Im XRechnung-Viewer wird sie kostenlos lesbar, direkt im Browser.
Der Fahrplan
seit 01.01.2025Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen von anderen Firmen empfangen können. Auch Kleinunternehmer. Ein normales E-Mail-Postfach reicht dafür aus.
bis 31.12.2026Übergang: Papier und PDF dürfen weiter verschickt werden.
ab 01.01.2027Wer im Vorjahr mehr als 800.000 € Umsatz hatte, muss E-Rechnungen schreiben. Alle anderen dürfen noch bis Ende 2027 PDF oder Papier nutzen.
ab 01.01.2028Jedes Unternehmen schreibt an andere Firmen im Inland E-Rechnungen. Ausnahmen: Kleinunternehmer nach § 19 UStG, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Rechnungen an Privatleute.
Wichtig: Ein PDF ist keine E-Rechnung. Gemeint ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931, in Deutschland meist XRechnung oder ZUGFeRD (ab Version 2.0.1, nicht die Profile MINIMUM und BASIC-WL).
Welche Art Werkzeug passt zu dir?
Hier ein Vergleich nach Werkzeugart statt nach Marke. Preise ändern sich ständig, die Art des Werkzeugs entscheidet länger.
| Werkzeugart | Passt für | Stärke | Haken |
|---|---|---|---|
| Rechnungsprogramm in der Cloud mit Buchhaltung | Freiberufler mit vielen Firmenkunden | Schreibt und empfängt E-Rechnungen, Belege landen direkt in der Buchhaltung | Monatliche Gebühr, Daten liegen beim Anbieter |
| Reines Rechnungsprogramm | Wenige Rechnungen im Monat, Buchhaltung macht der Steuerberater | Günstig, schnell gelernt | Empfang und Archiv musst du extra lösen |
| Lösung des Steuerberaters (z. B. DATEV-Anbindung) | Wer ohnehin alles an die Kanzlei gibt | Kein eigener Aufwand beim Archiv | Weniger eigener Überblick, Kanzlei muss mitmachen |
| Kostenloses Werkzeug (Open Source, Behörden-Formulare) | Einzelne Rechnungen, z. B. an Behörden | Kostet nichts | Viel Handarbeit, kein Archiv, keine Mahnungen |
| Word oder Excel mit PDF | Nur noch Kleinunternehmer und Rechnungen an Privatleute | Vertraut | Für Firmenkunden ab 2028 nicht mehr zulässig |
Fünf Fragen, bevor du ein Werkzeug wählst
- Kann es XRechnung und ZUGFeRD schreiben und lesen, nicht nur eins davon?
- Bewahrt es die Original-XML-Datei unveränderbar auf? Die Bilddarstellung allein reicht nicht.
- Kann es eine Leitweg-ID eintragen? Die brauchst du für Rechnungen an Behörden.
- Kommst du an deine Daten, wenn du kündigst (Export als Datei)?
- Passt es zu deinem Steuerberater oder deiner Buchhaltung?
Der E-Rechnung-Kompass zum Ausdrucken
Für alle, die das in einer Stunde erledigt haben wollen statt in drei Abenden Recherche. Eine druckfertige Arbeitsmappe:
- Fahrplan nach deiner Lage: Kleinunternehmer, bis 800.000 €, darüber
- Prüfliste mit 14 Fragen für den Werkzeugvergleich, zum Ankreuzen
- Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 UStG als Abhakliste
- Einrichtung des Empfangs in sieben Schritten, inklusive Archiv
- Vier Textvorlagen: Kunden nach ihrer Rechnungsadresse fragen, Lieferanten deine Adresse nennen, Behörden nach der Leitweg-ID fragen, Absprache mit dem Steuerberater
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Dieser Ratgeber ist allgemeine Information, keine Steuerberatung. Für deinen Einzelfall frag deinen Steuerberater. Die Seite enthält keine Partnerlinks und keine Werbung für einzelne Anbieter.